Para entender la diferencia entre costos directos e indirectos, deberíamos antes que nada definir qué es un costo. Un costo es un recurso sacrificado para lograr un objetivo específico y se mide como la cantidad monetaria que debe pagarse para adquirir bienes y servicios. Toda empresa incurre en costos y para gestionar una empresa es necesario asignar estos costos a las áreas que los ocasionan. Este proceso tiene dos etapas:
1- Acumulación: es la recopilación de información de costos (es decir, cuánto salió cada cosa adquirida).
2- Asignación: los costos obtenidos en la etapa anterior se asignan a las diferentes áreas que ocasionaron los costos.
El centro de costos
Para realizar la acumulación de los costos es necesario definir lo que es un centro de costos. Sencillamente, un centro de costos es un área de la empresa que ocasiona costos. Es la unidad a la cual se imputarán los costos acumulados. En el caso de un hospital, un centro de costos podría ser un servicio quirúrgico; éste genera ingresos por sus servicios prestados y a la vez incurre en costos para brindar estos servicios. Entonces, todo lo que este servicio consuma se le asignará como costo.
Los costos directos
Los costos directos son aquellos que se identifican inequívocamente con un centro de costos determinado. Usando el ejemplo de un servicio quirúrgico, el salario de los cirujanos que en él trabajan se comportaría como un costo directo, siempre y cuando los cirujanos trabajen de manera exclusiva en este servicio quirúrgico (ahora veremos porqué aclaramos esto). Los costos directos no se prorratean, dado que el 100% del costo se asigna a la unidad de costeo, es decir, al centro de costos.
Los costos indirectos
Por el contrario, los costos indirectos no se rastrean de manera inequívoca con la unidad de costeo o centro de costo. Sería el caso del salario de un cirujano que trabaja para más de un servicio quirúrgico. Habrá que ver qué porcentaje de su tiempo dedica a cada uno de los servicios. Se asignará así un porcentaje del total del salario a cada uno de ellos.
Resumiendo un poco: cuando hablamos de costos es necesario definir la unidad de costeo (centro de costos), es decir el área que incurre en los costos acumulados. Definidos los centros de costos, podemos ahora asignarles los costos; si son ocasionados enteramente por el centro de costos en cuestión, se tratará de un costo directo; en cambio, si el costo no puede imputarse completamente al mismo, el costo será indirecto. Un costo indirecto siempre deberá prorratearse.
Veamos todos los conceptos en un ejemplo. Consideremos los quirófanos de un hospital como centro de costos. Los salarios de las instrumentadoras y todo el personal que trabaja exclusivamente en quirófanos son costos directos imputados 100% al centro de costos quirófanos. También lo son todos los insumos que se utilizan en quirófano. En cambio, el personal de limpieza si realizase sus tareas dentro y fuera de quirófanos se comportará como un costo indirecto. Parte de su trabajo es en quirófano y otra parte no lo es. Se deberá determinar qué porcentaje se asigna a quirófanos y qué porcentaje se imputa a los otros centros de costos en los que el personal de limpieza trabaja. La energía eléctrica consumida en quirófano también será un costo indirecto. Tendremos que determinar qué porcentaje del total de energía consumida por el hospital corresponde a esta área.
En el mundo ideal se podría alocar cada costo con exactitud. Sin embargo, esto es muy difícil. Es importante ser lo más preciso posible. De esta manera se sabrá cuánto nos cuesta cada uno de los centros de costos que tiene nuestra institución. De lo contrario, podemos incurrir en el error de pensar que tenemos servicios caros (cuando en realidad puede ser que le estemos asignándole más costos indirectos de los que debemos) y otros demasiado rentables (cuando le asignamos menos costos indirectos de los que realmente consumen).